Где находится управление кадровой политики, знает каждый работник университета. Здесь решаются актуальные вопросы его трудовой деятельности. У кого-то из сотрудников вуза трудовые книжки здесь хранятся уже десятилетиями, другие – приходят, чтобы устроиться на работу сейчас. Перевод на другую должность, согласование изменений условий труда, выдача необходимых справок и уточнение пунктов должностной инструкции – это то, с чем приходится сталкиваться каждому из нас, и неоднократно.
Каждый понедельник для начальника управления кадровой политики Ирины Антипиной начинается с сообщений начальников отделов о деятельности подразделения за неделю. Подразделений три – отдел кадров, отдел учета и комплектования документов обучающихся и отдел сохранности и использования документов (ОСиИД или архив).
– Возможно, на первый взгляд, подобное перечисление кому-то покажется и скучным, – говорит Ирина Олеговна, – но за официальными формулировками стоит не только ежедневная большая работа сотрудников управления, но и ведение значительного объема необходимой документации, в том числе, нормативной; решение важных вопросов, связанных с принадлежностью студентов и работников к УрГПУ, историей становления и развития университета как одного из крупнейших образовательных центров Урала.
И если с отделом кадров знаком каждый сотрудник, то на работе отдела учета и комплектования документов обучающихся стоит остановиться подробнее. Здесь занимаются обработкой и ведением документов студентов для архивного хранения и передачи их в архив. Пока студент учится в университете, по его персоне ведется делопроизводство, а спустя пять лет после того, как студент покинет стены университета, и этот факт документально будет зафиксирован, его документы будут переданы в архив.
– Следующее подразделение, ОСиИД, является источником комплектования государственного архивного фонда, как и аналогичные подразделения в любом государственном вузе, – объясняет Ирина Олеговна. – Работа эта серьезная, ответственность за сохранность и качество архивного фонда несет в лице начальника непосредственно наше управление. Поэтому требования к качеству документов при приеме от всех подразделений предъявляются высокие. В номенклатуру дел включены все документы, отражающие деятельность вуза. Приняв их, мы обеспечиваем хранение в соответствии со сроками, которые установлены нормативными документами федерального уровня. Кроме этого, мы обязаны обрабатывать документы и отвечать на запросы социально-правового характера сторонних организаций и частных лиц, которые вынуждены обращаться к нашему архиву. Это – запросы, подтверждающие стаж работы, уровень заработной платы в этот период, факт обучения в вузе. Нередко к нам обращаются и спустя 30 лет после увольнения. Бывают случаи обращения родственников работавших или учившихся в вузе, спустя 60 и 70 лет после выпуска. Обращаются по самым разным поводам: устанавливают статус (например, репрессированного), подтверждают какие-то факты биографии, даже устанавливают свое генеалогическое древо. Был такой случай, когда молодой человек обратился с запросом, составляя историю своего рода. Обращаются исследователи, авторы публикаций об известных уральских ученых, работавших в университете в разные периоды его истории.
– Ирина Олеговна, а как же, в таком случае, обстоят дела с соблюдением законодательства о хранении персональных данных?
– Мы его соблюдаем, не имея права выдавать документы, если не истекло 75 лет, что предусмотрено законом. Но в упомянутом случае молодой человек, запрашивая информацию о периоде обучения в 1930-е годы в нашем вузе своего дедушки, подтвердил всю линию родства, предоставил копии всех необходимых документов, заверенных нотариально, что предусмотрено законом. И мы подняли архивные данные, нашли интересующие его документы, пожелтевшие, но так для него актуальные. Поэтому я всегда провозглашаю правильный подход к хранению документов, и считаю недопустимым отношение к ним, как к макулатуре.
На планерке управления обсуждаются вопросы деятельности как вуза в целом, так и по направлениям работы отделов. Заслушиваются отчеты и определяются перспективы на неделю и месяц. Совместное обсуждение задач не отменяет и индивидуальной работы с начальниками отделов. Так как направления деятельности отделов настолько разные, то часто приходится обсуждать их именно в таком формате.
С начальником отдела кадров Зилей Зориной
Горячее направление – работа отдела кадров, поскольку текущий документооборот является постоянным, независимо от того, находится сотрудник в отпуске или учебный год в разгаре. Независимо от времени года вопросы возникают самые разные.
– Всегда неприятны конфликтные ситуации, – объясняет Ирина Олеговна. – Стараемся их решать, чаще всего такое случается по незнанию работниками отдельных моментов трудового законодательства, мы его разъясняем в соответствии с их правами и обязанностями. В отделе кадров у нас работают специалисты, задача которых не только оформлять грамотно документы, что естественно, но и собирать статистические сведения, анализировать данные. В настоящий момент, например, перед нами стоит задача проанализировать ситуацию, связанную с повышением квалификации работников и систематизировать всю эту информацию. Сегодня эта работа также актуальна и в связи с приближающейся аккредитацией вуза, и в связи с внедрением профессиональных стандартов по разным должностям. Серия стандартов уже выпущена, сегодня их более 800 наименований. Стандарты разрабатываются с учетом приоритетных направлений развития экономики.
Система принципиально новая, стандарты призваны заменить существующие квалификационные справочники. Профессиональный стандарт – это характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида трудовой деятельности. Эти документы носят комплексный характер и раскрывают также необходимые для выполнения работником трудовых функций знания и умения. В нашей работе они задают планку современных требований и ориентиров для выстраивания кадровой политики.
Пример Ирина Олеговна привела опять же из своей области. Если раньше должность «документовед» могла существовать в разных отраслях, в том числе и при работе с персоналом, то теперь существует стандарт специалиста по кадровой работе, то есть, это уже не документовед с широким функционалом, а специалист в кадровой работе, к которому предъявляются определенные требования. Внедрение стандартов будет осуществляться постепенно до 2020 года. В первую очередь это уже касается стандартов, обязательных к внедрению. В случае с УрГПУ – это стандарт специалиста по закупкам, бухгалтера, специалиста по охране труда, педагога профессионального образования, психолога и так далее.
– В связи с этим мы должны пересмотреть должностные инструкции и понять, соответствуют ли они функционалу работника и его квалификации, и если нет, то все привести в соответствие, – объясняет сложную задачу начальник управления кадровой политики, стоящую перед ее коллективом. – Эту большую работу в течение нескольких лет будут проводить все государственные учреждения страны, что должно привести к повышению квалификации работников и к более четкому определению требований к каждой профессии. Государство подчеркивает важность внедрения профессиональных стандартов для повышения производительности труда работников, обеспечения качества оказываемых услуг.
Профессиональный стандарт – это то, чем сегодня заняты многие коллективы разработчиков в стране. Самой болевой точкой в этом плане является непосредственно человек, так как он и его деятельность стоят за любым казенным определением. Важным элементом внедрения профстандартов является аттестация работников. Как быть с теми, кто не соответствует квалификационным требованиям? Ответ один – учить. Если работник не соответствует квалификационным требованиям стандарта, аттестационная комиссия делает заключение о необходимости повышения квалификации.
– И тогда уже ведется дальнейшая работа с сотрудником, – поясняет Ирина Олеговна, – что является неотъемлемым видом деятельности работников отдела кадров, руководителей структурных подразделений. – В таких ситуациях работодатель и работник должны идти друг другу на встречу. Работник – повышать квалификацию, развиваться, понимать новые нормативные требования. А представители работодателя – создавать условия для роста, то есть, каждый из нас должен стремиться к профессиональному развитию. К этому идет мир, к этому идет все наше общество. Введение профстандарта педагога профессионального образования предполагает и пересмотр видов деятельности, которые он осуществляет, относительно требований, установленных стандартом.
Например, в соответствии с этим документом мы не имеем право ставить ассистента, старшего преподавателя, доцента на реализацию программ подготовки кадров высшей квалификации, в аспирантуре может преподавать только профессор. И квалификационные требования к этой должности прописаны. В этом случае мы должны пересматривать систему конкурсного отбора педагогов на указанную должность, и все наши нормативные документы по конкурсному отбору педагогов, по приему работников на другие должности перерабатывать в соответствии с требованиями стандартов. И нагрузку на кафедрах перераспределять в соответствии с квалификацией персонала, – подытожила Ирина Олеговна, показывая очередные папки с документами.
Как отследить изменения нормативных актов разных уровней – от локальных до федеральных? Со стороны, в работе кадровика это кажется самым трудным. Но Ирина Антипина убеждает, что, когда отработан определенный механизм, это не настолько сложно.
– Безусловно, основа нашей работы – это ежедневное отслеживание нормативных документов. Мы должны быть в курсе всех новых изменений и более того, мы должны успевать их оперативно внедрять в соответствии с требованиями законодательства. А законодательство в этом плане сегодня активно.
Особенно заметно, как со временем меняется функционал отдела кадров. В свое время основной задачей отдела являлась организация кадрового делопроизводства, кадрового документооборота.
– В настоящее время мы не можем работать по-старому, – говорит Ирина Олеговна, – потому что требования к нашей работе со стороны трудового законодательства и государства в целом растут. Поэтому мы, со своей стороны, должны так же выполнять новые функции. Работа с персоналом – это не только издание бумаг, отражающих кадровое делопроизводство, но и развитие персонала, включающее, как я уже сказала выше, повышение квалификации, развитие процедур конкурсного отбора преподавателей, аттестацию, а также работу с кадровым резервом. Если в соответствии с нормами трудового права аттестация не проводится для преподавателей, заключивших срочный трудовой договор, то сейчас, в связи с внедрением стандарта для «прочих» категорий работников, аттестация для них актуальна. Поэтому сейчас нам необходимо по этой процедуре пересмотреть всю нормативную базу, разработать локальные акты по проведению аттестации. Так же актуальна задача повышения квалификации собственно работников отдела кадров, функционал которых раньше сводился только к кадровому делопроизводству. Кадровики обязаны расти более быстрыми темпами, успевать работать на опережение и вовремя осуществлять требуемые от нас изменения. Это – сложно, но это – очень интересно. Это – наша задача и стимул к развитию.
Другая сфера деятельности Ирины Антипиной – преподавательская. Она – доцент кафедры философии и акмеологии, преподает курсы «Основы делопроизводства», «Документационное обеспечение управления персоналом», «Основы кадровой политики и кадрового планирования». Это три курса, которые напрямую связаны с ее профессиональной деятельностью. Ирина Олеговна убеждена, что лучше, если практикоориентированные курсы преподает человек, который ежедневно занимается этими вопросами в своей профессиональной деятельности.
– Особенно это интересно работающим студентам-магистрантам, заочникам, – рассказывает Ирина Олеговна. – Общаться с коллегами очень интересно, каждая группа не похожа на другую. Я работаю со студентами дневного отделения, это молодежь, которая осознанно готовится к своей профессиональной деятельности. А также с группами практикующих кадровиков из системы образования, с ними работать тоже очень интересно.
Актуальным в современным мире является кадровое планирование – деятельность организации или предприятия по планированию работы с персоналом.
– К сожалению, кадровому планированию в практике работы российских кадровиков не всегда уделяется должное внимание, – говорит Ирина Олеговна. – Еще не научились считать эту проблему основной. Кто так думает, тот глубоко ошибается. Потому что стихийный набор персонала влияет на качество работы организации в целом. Мы несем большие затраты на повышение квалификации, не можем получить ту эффективность, которую бы получили, если бы грамотно подходили к проектированию нашей работы за счет планирования.
Грамотно планировать и набирать персонал, чтобы потом не сталкиваться с проблемой его высвобождения, – это важное направление, которое мы сегодня налаживаем. Иначе в нашей работе нельзя.
Ирина Олеговна показывает планы семинаров-совещаний, которые ее службы провели в университете с осени 2015 года, и которые прежде никогда не проводились. Это семинары для специалистов всех подразделений университета, отвечающих за вопросы передачи документов в архив, за кадровые вопросы, такие как ведение табеля учета рабочего времени, оформление первичных документов работников. Обсуждались вопросы, с которыми сотрудники сталкиваются ежедневно: передача документов в отдел учета комплектования документов обучающихся, многие практические вопросы и технические моменты. Специалисты разъяснили тонкости работы, которые не были донесены в свое время до специалистов подразделений.
Впервые в прошлом учебном году управление кадровой политики организовало централизованную печать дипломов. Это было сделано для обеспечения повышения качества оформления документов об образовании, поскольку централизация усиливает контроль и обеспечивает единообразие оформления, экономит ресурсы вуза – кадровые, технические, материальные. Практика доказала эффективность такой организации работы. Поэтому есть все основания в будущем эту традицию сохранять.
Наше общение прервал телефонный звонок. Руководитель подразделения обратилась с консультацией по кадровому вопросу. Работа продолжается...
Наталья Паэгле
Фото автора